Computerstyrede regnskabssoftwareprogrammer har gjort mange fremskridt gennem årene. Disse programmer gør det lettere for virksomhedsejere, når det kommer til at spore udgifter, forberede skatter og se på vækst i omsætningen. Regnskabssoftwareprogrammer er blevet almindelige, der er både fordele og ulemper ved at stole på en computer til al regnskab.
Fordel: Enkelhed
De fleste virksomhedsejere er ikke revisorer eller bogførere efter handel og finder det udfordrende at udføre de fleste regnskabsopgaver. Det er her regnskabssoftwareprogrammer giver en virksomhedsejer fordele. En bred vifte af regnskabsprogrammer er forbrugervenlige. Virksomhedsejere kan shoppe rundt for at finde et program, der er let at installere, lære og bruge. Mange programmer giver anvisninger om, hvilken type data der skal indtastes i hvert afsnit. Når systemet er oprettet med bankkonti, gæld og leverandører, behøver virksomhedsejeren kun at opdatere oplysninger, når de kommer ind.
Fordel: Pålidelighed
De fleste af de største softwareprogrammer gør det enkelt at bruge programmet. Matematikken er nøjagtig og pålidelig, så en virksomhedsejer kan til enhver tid nøjagtigt bestemme de disponible midler.
Fordel: Omkostningseffektivitet
Det kan være dyrt at ansætte en intern bogholder eller outsource arbejdet til en bogholder eller et regnskabsfirma. Softwareprogrammet har en forudgående pris og kan kræve, at en bogholder kontraheres for at oprette regnskabet og coache virksomhedsejeren i brugen af programmet, men det bliver hurtigt omkostningseffektivt. Ejeren behøver ikke at betale for noget ud over softwarekøb og opsætning. De fleste programmer arbejder med operativsystemer i årevis og kræver kun lejlighedsvis en billig opgradering.
Fordel: Evne til at samarbejde
Mange softwareprogrammer giver virksomhedsejere mulighed for at indstille tilladelser, der giver en ekstern bogholder eller revisor adgang til dataene. Virksomhedsejere kan synkronisere oplysninger med bank- og kreditkonti og importere data med et museklik. Dette giver virksomhedsejere mulighed for hurtigt at afstemme konti og importere de korrekte oplysninger, der skal gennemgås af vigtige rådgivere.
Virksomhedsejere bør gennemgå de bedste muligheder for virksomheden. Overvej sikkerhedskopier enten på skyen eller på separate harddiske for at opretholde nøjagtige optegnelser, hvis der opstår problemer.
Ulempe: Potentielt svig
Afhængighed af computere fører undertiden til større problemer. Da flere softwaredata er anbragt i skyen, er der flere muligheder for hackere at få din virksomheds økonomiske data og bruge dem. Dette sætter aktiver i fare og skaber potentielt ansvar, hvis hackere bruger identifikation af arbejdsgiverafgift til at åbne kreditkort og erhvervslån. Der er også risikoen for, at nogen inden for virksomheden får adgang til oplysningerne, måske plyndrer penge fra daglige indskud og ændrer dataene i programmet. Virksomhedsejere skal omhyggeligt beskytte økonomiske oplysninger.
Ulempe: Tekniske problemer
Når man beskæftiger sig med computere, kan der opstå problemer. Du udfylder muligvis årsdata for din regnskabsfører og oplever strømafbrydelse. Computere kan få en virus og mislykkes. Der er også potentialet i, at brugere forkert udfører softwareopgaver, som de ikke er fortrolige med. Hvis en bruger forsøger at gøre en ting, men utilsigtet gør noget andet, kan det tage noget arbejde at fortryde fejlen.
Ulempe: Forkert information
Bogføringsoptegnelser er kun lige så gode som de data, der er sat i systemet. Virksomhedsejere, der ikke tager sig tid til at oprette kontokategorier korrekt, kan indtaste data og generere rapporter, der ikke er korrekte.
Virksomhedsejere kan gøre meget for at afbøde ulemperne og potentielle problemer forbundet med edb-regnskab med korrekt planlægning og softwareintegration. At tage sig tid til at etablere det korrekt er lettere og billigere end at prøve at gå tilbage, for når der opstår et problem.