Januar er altid en travl måned for regnskabsafdelinger og mindre virksomhedsejere, når de forbereder skattedokumenter til ansatte og deres forretning. En medarbejderes løn- og skatteopgørelse, kendt som W-2, er det officielle dokument, der bruges til at rapportere skattepligtig indtjening samt det tilbageholdte skat for social sikring, Medicare og statslige og lokale myndigheder. Dette vigtige dokument bruges ikke kun af Internal Revenue Service (IRS) til skatteformål, men i løbet af en medarbejders levetid bruges hans indtjeningshistorie af Social Security Administration (SSA) til at bestemme berettigelse og fordele ved pensionering.
Forståelse af W-2
Inden du bruger tid på at udfylde en hvilken som helst form, skal du sørge for at bruge den rigtige. Arbejdsgivere skal udfylde W-2-formularer for enhver medarbejder, som de foretog betaling til, inklusive ikke-kontantbetalinger, i bytte for tjenester i løbet af året.
Selvom du ikke er en officiel virksomhed, men betaler nogen som husstandsmedarbejder, skal du indsende en W-2 for dem. Men hvis du har betalt en entreprenør (ikke-ansat) for arbejde, skal du bruge en anden form, 1099-MISC.
Ting, du har brug for
W-2 form og W-3 form
Årlige løntal
Årlige fradragstal
Software til lønregnskab
Printer
Vælg dit arkiveringsformat
Du har to muligheder, når det gælder arkivering af dine W-2-dokumenter. Du kan udfylde papirformularer eller arkivere elektronisk på SSAs websted for Business Services Online.
Papirformularer
Hvis du vælger at bruge papirformularerne, skal du bestille dem fra IRS. Nem onlinebestilling er tilgængelig på hjemmesiden www. irs.gov/bestillingsformularer. Sørg for at bestille formularen til det rigtige år; i januar udfylder du formularer for det netop udførte år, ikke det aktuelle år. Udskriv altid læseligt med sort blæk. Du kan indsende op til 249 medarbejderformularer ved hjælp af denne metode.
Elektronisk arkivering
En hurtigere måde at arkivere dine formularer på er ved at bruge den gratis Business Services Online (BSO) hjemmeside, der drives af SSA. Du bliver nødt til at oprette en konto og en adgangskode, som skal ændres regelmæssigt.
Du kan manuelt indtaste op til 50 ansatte pr. Indsendelse via dette system. Du kan også uploade en formateret lønfil til et stort antal ansatte. Instruktioner til formatering kan downloades fra BSO-webstedet.
Indsaml lønoplysninger om medarbejdere
Kør lønoversigtsrapporter for hver medarbejder. Rapporterne skal specificere, hvor mange penge de blev betalt for hele året samt mængden af tilbageholdt skat for føderal indkomstskat, statslige og lokale skatter, socialsikring og Medicare-skatter.
Indtast data i hver form
Følg instruktionerne fra IRS for at udfylde hver W-2-formular. Du vil indtaste følgende oplysninger:
-
- Navn, adresse og socialsikringsnummer for hver medarbejder
- Dit firmanavn, adresse, EIN (arbejdsgiveridentifikationsnummer) og statens ID-nummer
- Total for løn, tip og anden kompensation
- Total for skat i hver kategori
- Valgfri udsættelse eller udpegede Roth IRA-bidrag, hvis relevant
- Skattepligtige omkostninger ved arbejdsgiverbetalt sundheds- eller livsforsikring, hvis relevant
Når du indtaster data i onlineformularer, skal du gemme dataene efter hver indtastning. Du kan forlade webstedet, hvis du har brug for det, og vende tilbage for at afslutte dit arbejde på et senere tidspunkt.
Gennemgå dine gennemførte W-2'er
Når du har indtastet alle dine medarbejder W-2'er, skal du kontrollere dem for nøjagtighed. SSA anbefaler at udskrive uofficielle kopier og give dem til dine medarbejdere til gennemgang. Kontroller specifikt for navne stavninger, korrekte adresser og korrekte personnumre. Hvis du sender formularerne og finder fejl senere, skal du indsende en korrigeret formular igen.
Udskriv og distribuer dine formularer
Når alt er verificeret som korrekt, skal du udskrive dine W-2'er og distribuere dem til dine medarbejdere. Sørg for at maile dem senest den 31. januar for at overholde IRS-fristen.
Indsend formularer til SSA
Det sidste trin er at arkivere alle formularer med SSA. Selvom IRS og statslige og lokale myndigheder bruger W2 til at kontrollere indtjeningen, er det Social Security Administration, der fører tilsyn med arkivering af disse dokumenter. Med både papir- og elektroniske metoder vil du også modtage en W-3, som er formularen fremsendelse af løn og skatteopgørelse; det skal indsendes sammen med hver batch af W-2'er.
Tænk på W-3 som "total" -kortet. Du vil liste alle dine identificerende arbejdsgiveroplysninger og de samlede betalte eller tilbageholdte beløb i hver rapporterede kategori for hele din virksomhed. Du vil også angive det samlede antal individuelle W-2'er, der er indsendt af din virksomhed. W-3 fungerer som en kontrol for at identificere eventuelle fejl i din indsendelse.
Tip
Udskriv ikke en kopi af den røde version af W-2-formularen, der findes på IRS-webstedet, og send den til SSA. Formularen kan ikke scannes og accepteres ikke; du kan endda blive straffet. I stedet bestil papirformularer direkte fra IRS og send dem eller arkiver dem elektronisk til Social Security Administration via sit onlinetjenesteside.