Da software er blevet mere sofistikeret, er der større mulighed for brugere at blande indhold mellem forskellige programmer. Excel-regnearksprogrammet anvendte f.eks. Kun tekst og tal, men kan nu vise grafer, fotos, videoer og andre typer indhold. Du vil måske importere en PDF til Excel, men processen er ikke altid ligetil. Her er nogle strategier til at flytte indhold fra en PDF-fil til et Excel-regneark.
Kopiering af PDF som et billede
Du kan ikke kopiere en PDF til Excel direkte, da Excel ikke har indbygget understøttelse af PDF-filformatet. Du kan dog vise PDF-indhold som et billede i Excel. For at gøre det skal du navigere i din PDF-fil, indtil det indhold, du vil kopiere til Excel, vises på din computerskærm. Tryk på Print Screen- tasten på dit pc-tastatur for at kopiere billedet til dit udklipsholder. Hvis du bruger en Mac, kan det samme skærmbillede tages, hvis du trykker på Command + Ctrl + Shift + 3 . Skift til Excel, klik i en celle, hvor du vil have indholdet, og indsæt billedet i dit regneark. (Brug Ctrl + V til at indsætte billedet; du kan fortryde pastaen med Ctrl + Z ).
Hvis du vil redigere billedet på forhånd, er den nemmeste mulighed at indsætte billedet i et billedredigeringsprogram som Irfanview eller Paint for at beskære billedets kanter eller ændre det på andre måder. Du kan også bruge indstillingen Skærmbillede i Word, som er tilgængelig på værktøjslinjen Indsæt . Når du er færdig, skal du blot kopiere det redigerede billede og indsætte det i Excel.
Kopiering af PDF-tekst
Ikke alle PDF-filer tillader kopiering af tekst, men mange gør det. Den bedste måde at finde ud af er ved blot at prøve at kopiere den ønskede tekst og se om den fungerer. I stedet for at indsætte den ønskede tekst direkte i Excel, er det bedre at indsætte den i et redigeringsprogram som Notesblok eller Word. Brug disse programmer til at justere formateringen og udseendet af teksten eller til at rydde op i eventuelle fejltagende tegn. Når du har teksten, som du vil have den, skal du kopiere og indsætte i dit regneark.
Hvis PDF-teksten ikke kan kopieres, skal du huske, at du kan behandle den som et billede og indsætte den i Excel på den måde. Teksten kan dog ikke redigeres.
Kopiering af en tabel fra en PDF
Overførsel af tabeldata fra en PDF til et regneark er den vanskeligste proces af alle, fordi der er så mange variabler involveret i, hvordan tabellen og teksten formateres i PDF-filen, og hvordan de endelige oplysninger kan vises i Excel. Prøv disse tilgange for at se, hvilken der fungerer bedst:
- Start med et direkte forsøg på at kopiere og indsætte, ligesom du ville med tekst. Med held ordner dataene sig i Excel i pæne kolonner og rækker, lige som du håbede det ville. En lille rullemenu med Sæt indstillinger åbnes muligvis i Excel, når du indsætter dit indhold. Brug den til at prøve forskellige muligheder for at opnå de ønskede resultater.
- Alternativt kan du kopiere og indsætte datatabellen i Word eller et andet tekstbehandlingsprogram. Kopier / indsæt derefter tabellen fra Word i Excel. Prøv flere variationer af denne tilgang. Words kommando Indsæt speciel giver dig mulighed for at indsætte data i flere forskellige formater, såsom uformateret tekst eller HTML-format . Hver indstilling vises forskelligt i Word og Excel, så brug den, der giver det bedste resultat.
Tip
Når du har indsat data i ord, Konverter tekst til tabel er valgmulighed aktiveres under listen over Table kommandoer. Du kan bruge dette til at rydde op i dine data.