Få succesrige virksomheder bruger ikke teknologi til at forbedre produktiviteten, kommunikere mere effektivt og spore kunder og varer. Faktisk er de mest succesrige organisationer afhængige af teknologi til næsten alle aspekter af deres forretning. Selvom der er mange typer teknologi til rådighed, behøver digitalisering ikke at skræmme virksomhedsejere. Det hele kan opdeles i forståelige klumper af funktionalitet.
Stationære computere og bærbare computere
For de fleste virksomheder er det mest nyttige udstyr også det mest forståede. Desktop-computere fyldt med kontor- og produktivitetssoftwarepakker giver medarbejderne mulighed for at skrive breve, analysere økonomiske oplysninger, sende og modtage e-mails og designe salgspræsentationer.
Computeren i sig selv kunne være en stationær model med en separat skærm og tastatur eller en mobil bærbar computer. Der er to hovedtyper af computere. Personlige computere (pc'er), der bruger Microsoft Windows, er de mest almindelige, og Macintosh-computere, der bruger Apple Computers operativsystem, er populære blandt kreative fagfolk.
Software og produktivitetsværktøjer
Software indlæses på en computer for at levere specifikke typer funktioner. Produktivitetsværktøjer, såsom Microsoft Word, en tekstbehandlingspakke og Microsoft Excel, et finansielt regnearkssystem, kan udføre mange af de mest almindelige opgaver, som en lille virksomhed kræver. Microsoft PowerPoint eller Apple Keynote giver brugerne mulighed for hurtigt og nemt at forberede salgspræsentationer, der ser professionelt ud. Millioner af andre titler er tilgængelige, hver udviklet til at udføre specifikke opgaver.
Netværk af computere og printere
Computere er ofte forbundet til at danne et netværk. Dette kan give folk i en organisation mulighed for at dele dokumenter eller oplysninger, give et centralt lager til lagring af dokumenter eller for folk at kommunikere ved hjælp af e-mail inden for et kontor. De tillader også flere computere at dele en printer eller lagerenhed. Et netværk kan være begrænset til computere inden for et delt kontor eller spænde over flere kontorer og placeringer.
Telefon- og telefonsvarersystemer
Selvom du måske ikke betragter en kontortelefon som et stykke teknologi, er dagens forretningstelefonsystemer ret komplekse. Den mest almindelige type telefonsystem består af en hardwareenhed, der bruger software til at opdele telefonfirmaets linje blandt individuelle håndsæt. Disse systemer inkluderer ofte en automatisk ledsager, der hjælper opkaldere med at finde den medarbejder, de søger, og de fleste inkluderer også et telefonsvarersystem til beskeder.
Voice Over Internet Protocol (VOIP) -telefoner bliver mere og mere populære. VOIP-telefoner kræver ikke en telefonlinje, men dirigerer i stedet al trafik over internettet til et specielt håndsæt.
Finansielt regnskabssystem
Selvom det er teknisk software, fortjener regnskabssystemer deres egen omtale på grund af deres missionskritiske rolle i enhver virksomhed. Regnskabssystemer holder styr på hver dollar, en virksomhed bruger sammen med hver dollar i indtægter. Et populært valg for mindre virksomheder er Quickbooks fra Intuit, som er let at konfigurere og vedligeholde.
Større virksomheder vil måske overveje SAP Business One eller Sage Accpac, som begge giver mulighed for mere tilpasning og mere integration med andre systemer. Når du prøver at afgøre, hvilken software der passer til dig, skal du bede din revisor om deres anbefaling.
Beholdningskontrolsystem
Hvis din virksomhed sælger varer, kan du undersøge et lagerstyringssystem. Disse systemer holder styr på hver vare i din beholdning og sikrer, at du ikke løber tør for lager, eller at du bestiller for meget. Når der kommer ny beholdning, opdateres systemet for at afspejle tilføjelserne, og når det sælges, trækkes det fra totalerne.
Kundeforholdsstyringssystemer
Et CRM-system (Customer Relationship Management) sporer en kunde gennem hele sin erfaring med din virksomhed. Fra det øjeblik du får oplysninger om kunden, sporer CRM-systemet deres interaktion med dig. Hvis en kunde ringer for at bestille et produkt eller en tjeneste, eller ringer om hjælp eller et teknisk spørgsmål, fortæller CRM-systemet servicerepræsentanten, når varerne blev sendt, hvad der er bestilt tilbage og andre samtaler, kunden måtte have haft med din Selskab.
CRM-systemer hjælper med at opbygge relationer med en kunde ved at samle alle de oplysninger, din virksomhed indsamler fra kunden, ét sted til brug, gennemgang og proaktiv reaktion.