Hvad er et medarbejder-id?

Et medarbejder-ID er en kode, der bruges af en arbejdsgiver til entydigt at identificere de mennesker, der arbejder i en organisation. Medarbejder-id'er tillader strømlinet, nøjagtig journalføring, og de hjælper med at bevare fortrolige oplysninger. Hvis du driver en lille virksomhed med en håndfuld medarbejdere, er medarbejder-ID muligvis ikke en presserende bekymring, men når din virksomhed vokser, får den større betydning.

Hvorfor ikke SSN?

Et medarbejder-ID-nummer er ikke det samme som et skatte-ID-nummer eller socialsikringsnummer (SSN), som tildeles af den føderale regering. Selvom SSN'er er en anden nyttig form for ID, skal de holdes fortrolige og ikke bruges til daglige journalføring. Identitetstyve søger SSN'er, fordi de entydigt identificerer amerikanske borgere. Identificer tyve bruger muligvis personnumre til at oprette falske identifikationskort og andre falske dokumenter. Dette er sværere at gøre med medarbejder-id'er, da de ikke har nogen brug uden for en virksomheds interne optegnelser.

Problemet med "John Smith"

Efterhånden som din virksomhed vokser, øges sandsynligheden for, at du vil ansætte flere personer, der har samme navn, især for almindelige navne. Selvom mellemnavne og titler som "Doctor" kan hjælpe med at skelne mennesker, fungerer dette ikke altid. Et system med unikke medarbejder-id'er giver dig mulighed for at identificere og tage højde for personer, der har samme navn.

ID-kodeformat

Når du opretter en medarbejder-ID-kode, er formatet helt op til dig. Det kan være et tal eller en kombination af bogstaver, tal og andre symboler. En virksomhed kan bruge id'et til at identificere en medarbejders type; for eksempel kan et “T” efterfulgt af et par cifre muligvis identificere den person som tekniker. Nogle virksomheder bruger en sekventiel nummereringsordning, hvor arbejdstagere, der tilmeldte sig tidligt, har lave antal, og de der ansættes senere får højere tal.

Central kontrol af ID-numre

Det er vigtigt, at din virksomhed tildeler nye ID-numre på et enkelt eller centralt sted i virksomheden, såsom Human Resources-afdelingen, eller til små virksomheder, revisor eller din lønningsperson. Ved at centralisere ansvar reducerer det chancen for at give det samme antal til mere end en person, eller at den samme person ender med flere numre. Unikhed er afgørende for et velfungerende regnskabssystem.

Multi-purpose ID

Det er muligt, at din organisation muligvis bruger et medarbejdernummer til flere formål. For eksempel er en ulønnet praktikant muligvis ikke i lønsystemet, men de har stadig brug for ressourcer som nøgler og computeradgang. Hvis din virksomhed ansætter praktikanten, kan de beholde det samme antal; du behøver ikke at indtaste dem igen i dit regnskabssystem.

Medarbejder-id og databaser

Medarbejder-id'er hjælper med at gøre edb-opbevaring effektiv ved at reducere overflødige oplysninger. For eksempel kan en medarbejderfil have medarbejder-id, navn, hjemmeadresse og telefonnummer. En fil til sporing af ferietid kan muligvis kun have ID-nummer og feriedato. Computeren binder de to filer sammen automatisk ved hjælp af ID-nummeret, så du kan se medarbejderens navn og deres ferietid i en rapport.

Medarbejder vs. arbejdsgiver-id

Forveks ikke medarbejder-id med arbejdsgiver-id (EIN). Sidstnævnte er en kode, som den føderale regering tildeler virksomheder til skatte- og rapporteringsformål. Det svarer til et socialsikringsnummer, da det entydigt identificerer virksomheden. Enhver amerikansk virksomhed, der ansætter mennesker, har brug for en EIN.