Virksomhedsejere forbedrer deres offentlige forretningsbillede, når deres virksomhedspolitikker er fastlagt til professionel kommunikation. Det er blevet almindeligt for ansatte at være meget uformelle, når det kommer til forretnings-e-mails. Og selvom det er almindeligt, er det ikke den accepterede forretningsstandard at være uformel om forretnings-e-mails. Virksomhedsejere er nødt til at indse, at etablering af den rigtige tone sætter tonen for hele brevet.
Start med hilsenen. Begræns hilsningsmulighederne, hvilket giver personalet de passende valg.
Standardhilsen
Standardhilsen er "Kære Mr. (personens efternavn)." Og som det gøres i traditionel postkorrespondance, viser brugen af standardhilsen respekt og professionalisme. Nogle kan overveje dette gammeldags, men det er mere acceptabelt end at være utilsigtet stødende.
En hilsen, der starter med "Kære", er tidløs. Brug personens efternavn, hvis du har det, eller hvis forholdet er nyt. Dette viser respekt.
For eksempel foretrækkes "Dear Mr. Jones" frem for "Dear John." Hvis du er usikker på personens titel (Mr., Mrs., Ms. eller Miss) eller efternavnet, er det acceptabelt at bruge fornavnet. Det skal være en standard virksomhedspolitik for medarbejderne at forsøge at finde ud af modtagerens efternavn, inden de anvender fornavnet.
En venligere hilsen
Nogle gange skrives e-mails med mindre formelle standarder, simpelthen fordi afsenderen ønsker at være mere venlig. For eksempel er "Hej" venligere end "Kære." Dette kan bruges selv i en kold kommunikation, hvor afsenderen ikke har modtagerens navn. Det bruges også med et fornavn, som i "Hej Jennifer."
En virksomhedsejer kan have specifikke kundeforhold, hvor dette bruges over den formelle hilsen som defineret af virksomhedens procedurer. For eksempel kan personale ombord på en ny klient og spørge hende, om hun foretrækker at blive kaldt med sit fornavn eller hendes sidste.
Professionel men hjertelig
Virksomhedsejere ser "Hilsner:" brugt i korrespondance. Det er en acceptabel hilsen, men antyder et hjerteligt forretningsforhold snarere end et formelt forhold. Dette kommer som et forsøg på at være venlig og anderledes, men betragtes stadig som formel. Det ses ofte i kolde e-mails eller i korrespondance, hvor den afsendende part ikke har et stærkt forhold til modtageren.
Hilsninger, der skal undgås
Tænk på den person, der læser e-mailen, før du skriver hilsenen. Når du er i tvivl om, hvordan du starter en forretnings-e-mail, skal du fejle ved siden af traditionelle hilsener. At starte e-mailen med "Hej" ses ofte blandt yngre medarbejdere, der tager en afslappet tilgang til alt.
Dette er dog for afslappet for de fleste forretningssituationer på grund af den potentielle manglende respekt for nogle modtagere. Dette gælder især når en yngre medarbejder sender en e-mail til en ældre kunde eller forretningskollega.
En anden hilsen at undgå er, "Til hvem det kan vedrøre", medmindre du absolut ikke har nogen idé om modtagerens identitet. Denne hilsen antyder en blind e-mail, der ikke har noget forhold til modtageren. De fleste modtagere ser straks dette som en blind e-mail, og de kan kassere den, før de læser den. For eksempel er "Hej" venligere end "Kære" og er mere almindelig, når afsenderen har et etableret positivt forhold til modtageren.
Tip
Det er bedre at holde tingene korte, hvis du ikke har meget information. "Hej" er bedre end "Kære ven", selvom du ikke har et navn, der følger "Hej."