Forberedelse af en regnskab er det sidste trin i regnskabscyklussen, før cyklussen starter igen i en ny periode. Efter regnskabet er justeret og lukket, udarbejdes regnskabet. Der er en logisk rækkefølge for at udarbejde årsregnskabet, fordi de bygger på hinanden. Det første trin i processen er prøvebalancen.
Tip
Regnskab udarbejdes i en bestemt rækkefølge, fordi oplysninger fra en opgørelse overføres til den næste opgørelse. Prøvebalancen er det første trin i processen efterfulgt af den justerede prøvebalance, resultatopgørelsen, balancen og opgørelsen over egenkapitalen.
Prøvebalancen
Prøvebalancen er saldoen på alle konti i slutningen af regnskabsperioden. For eksempel, hvis virksomhedens regnskabscyklus for maj løber fra 1. maj til 31. maj, bliver saldoen ved afslutningen af virksomheden den 31. poster for prøvebalancen.
Den justerede prøvebalance
Når prøvebalancen er afsluttet, foretages justeringsposter. Eksempler på konti, der ofte kræver justering, inkluderer lønninger, akkumulerede afskrivninger og forudbetalte kontorartikler. Når de nødvendige justeringsposter er afsluttet, inkluderes alle konti i den justerede prøvebalance. Disse totaler bruges til at udarbejde regnskabet.
Resultatopgørelsen
Den første regnskab, der udarbejdes ud fra den justerede prøvebalance, er resultatopgørelsen. Dets navn er selvforklarende. Det er udsagnet, der viser virksomhedens indtægter og udgifter i en bestemt periode. Indtægterne opføres først, og derefter noteres og trækkes virksomhedens udgifter.
Nederst er resultatopgørelsen det samlede beløb. Hvis indtægterne var højere end udgifterne, havde virksomheden nettoindtægter i perioden. Hvis udgifterne var større end indtægterne, oplevede virksomheden et nettotab for perioden.
Balancen
En måde at forklare balancen på er, at den indeholder alt, hvad der ikke indgår i resultatopgørelsen. Balancen viser alle virksomhedens aktiver og passiver. For eksempel inkluderer aktiver kontanter, tilgodehavender, ejendom, udstyr, kontorartikler og forudbetalt leje. Forpligtelser inkluderer gæld, gæld, enhver langfristet gæld, virksomheden har, og skyldig skat.
Ejerkapital er også inkluderet i balancen. Denne erklæring skal bevise, at regnskabsformlen "Aktiver = Passiver + Ejerkapital" er i skak, fordi aktivsiden skal svare til de samlede totaler af passiver og egenkapital.
Opgørelse af ejerandelen
Opgørelsen af ejerandelen er et resumé af virksomhedsejerens investering i virksomheden. Det viser enhver kapital, som ejeren har lagt i virksomheden, eventuelle udbetalinger foretaget som løn og nettoindkomst eller nettotab fra den aktuelle periode. Dette er en af grundene til, at resultatopgørelsen først skal udarbejdes, fordi beregningerne fra denne opgørelse er nødvendige for at fuldføre ejerens egenkapitalopgørelse.