Regnskab for små virksomheder kan være en kompleks praksis, men der er flere generelle regnskabsprincipper, der hjælper virksomhedsejere med at strukturere deres regnskabsprocedurer og vedligeholde klare og nøjagtige bøger. Det er vigtigt, at virksomheder overholder praksisen med forretningsenheds antagelse, så de ikke kun beskyttes lovligt, men så deres virksomheds økonomiske billede også tydeligt afbildes.
Forudsætning om forretningsenhed defineret
Forudsætning om forretningsenhed, undertiden benævnt separat antagelse om enhed eller økonomisk enhedskoncept, er en regnskabsmæssig hovedstol, der angiver, at de økonomiske optegnelser over enhver virksomhed skal holdes adskilt fra ejerne eller andre virksomheder. Alle indtægter fra virksomhedens drift skal registreres som indtjening, og alle udgifter skal være dem, der udelukkende tilhører virksomheden. Ejerens personlige udgifter bør ikke overføres til virksomheden. Denne nøje overholdelse af adskillelse gør det muligt for virksomheden at blive vurderet med henblik på rentabilitet og skatteformål baseret på nøjagtige økonomiske data snarere end en forvirret blanding af personlig og forretningsøkonomi. Det anvendes også til alle virksomheder, selvom det juridisk set er en virksomhed og dens ejer, der betragtes som den samme enhed.
Juridisk vs. regnskabsmæssig adskillelse
Virksomheder findes i en række forskellige former, og hver struktur har sine egne juridiske og skattemæssige regler gældende for den. Mange små virksomheder betragtes som gennemstrømningsenheder, hvor virksomheden ikke beskattes af sin indkomst, men al indkomst "videregives" til ejerne, og de beskattes af det indkomstbeløb, virksomheden har tjent. Eksempler på pass-through-enheder inkluderer enkeltmandsvirksomheder, S-selskaber og aktieselskaber (LLC). Imidlertid betragtes virksomheden og den enkelte ejer i et enkeltmandsforetagende lovligt som det samme. Alle virksomhedens forpligtelser, økonomiske og juridiske, bliver ejerens forpligtelser. Selvom juridisk set betragtes som det samme, skal enkeltpersoner stadig opretholde og rapportere deres personlige og forretningsmæssige økonomi separat.
Nøjagtig optagelse, der kræves
En af ulemperne ved forretningsenhedskonceptet i regnskab er, at virksomhedsejere skal være meget omhyggelige med at føre detaljerede og nøjagtige økonomiske poster, især over deres udgifter. Alle personlige og forretningsudgifter skal holdes adskilt. Dette betyder, at der skal indføres procedurer for at sikre, at regnskabsposter reflekterer nøjagtige omkostningsbeløb baseret på formålet eller procentdelen af brugen. For eksempel, hvis en virksomhedsejer køber gas til en person, der ejes personligt af ham ved hjælp af et personligt kreditkort, men bruger den gas og bilen til forretningsrejser, skal ejeren få godtgjort disse udgifter ved hjælp af den standardkørselssats, der er tilladt af den interne Revenue Service (IRS). Men hvis virksomhedsejeren tager den firmaejede bil og bruger sit forretningskreditkort til at købe gas, mens han er på en uges ferie,disse udgifter bør ikke registreres som forretningsomkostninger i virksomhedens finansielle poster, men skal betragtes som en personlig tilbagetrækning.
Styring af forretningsafdelinger eller flere virksomheder
Et andet eksempel på en forretningsenhed, der kræver separat regnskab, er når der findes forskellige divisioner i en virksomhed, eller hvis en person ejer mere end en virksomhed. Hvis din virksomhed vokser, har du muligvis mulighed for at udvide uden for omfanget af din nuværende drift. Du kan vælge at oprette en separat afdeling inden for virksomheden til at håndtere denne nye forretningsmulighed. For at spore den økonomiske sundhed og driften i dette segment af virksomheden er det en god ide at registrere alle indtægter og udgifter separat fra den anden del af virksomheden. Dette kan gøres ved at bruge "klasser" inden for regnskabssoftware såsom QuickBooks. Af skattemæssige og juridiske formål falder divisionen stadig under hovedvirksomhedens regi, men den separate regnskab gør det muligt for dig at evaluere dets økonomiske sundhed uafhængigt.
Tilsvarende, hvis en virksomhedsejer driver mere end et selskab, skal der antages at være en separat antagelse for hver virksomhed. Selvom ejeren er den samme, kan virksomhederne være meget forskellige i omfang og størrelse, og alle transaktioner skal registreres separat.