Åbning og drift af en virksomhed koster penge, hvad enten de bruges på opstartsomkostninger, generalomkostninger, lønninger eller kontorartikler så enkle som notesblokke. Der er tre hovedtyper af kontorudgiftskategorier, der skal overvejes: generelle kontorudgifter, kontorartikler og stort kontorudstyr såsom møbler. Alle skal håndteres ordentligt, når virksomheder forbereder deres forretningsskat til at modtage fradrag.
Generelle kontorudgifter kontra forsyninger
Generelle kontorudgifter er relateret til kontordrift. Din generelle liste over kontorudgifter kan omfatte stationære og bærbare computere og tablets, kontortelefonsystemer og medarbejder mobiltelefoner, regnskabssoftware, websideservices og internetgebyrer. Andre driftsudgifter kan omfatte rengøringstjenester og forsyningsselskaber.
Kontorartikler er kortvarige genstande, der skal genopfyldes eller udskiftes. Inline Accounting rådgiver, at de afhængigt af virksomhedstype inkluderer printerblæk, toner, kaffe, hæfteklammer, penne, vand og papirvarer, herunder papirfakturaer. Store genstande, der koster flere penge, såsom kontormøbler, betragtes som forretningsudstyr.
Forretningsudgifter kontra kapitaludgifter
Investeringer er penge, der bruges af virksomheder til at skaffe, vedligeholde og forbedre større fysiske aktiver. Disse udgifter opstår, når virksomheder foretager større investeringer, udvider driften eller starter store projekter. Disse kan omfatte bygning af et nyt lager, installation af et nyt tag eller køb af en lastbilflåde.
Disse er en anden kategori end forretningsomkostningerne. Investeringer er til langsigtede forretningsbehov, mens forretningsomkostninger er mere kortsigtede. Investeringer kan ikke trækkes fuldt ud på samme måde som kontorudstyr og -udgifter.
Generelle regler for IRS-forretningsudgifter
Freshbooks forklarer, at forretningsudgifter såsom kontorartikler kan trækkes fra selvangivelser, hvis virksomheden er i drift for at få overskud. Generelt skal forretningsomkostninger være "både almindelige og nødvendige." Med andre ord skal de forventes at være omkostninger til drift af typen af forretning og nødvendige til daglige og langsigtede operationer.
Forretningsudgifter skal adskilles fra kapitaludgifter, udgifter, der bruges til at bestemme omkostningerne ved solgte varer, og personlige udgifter. Generelt kan du fratrække det samlede beløb for enhver forretningsomkostning, hvis den opfylder de “almindelige og nødvendige” kriterier og ikke er en kapitalomkostning.
IRS har forskellige regler for virksomheder, der er hjemmebaserede. Disse virksomhedsejere skal skelne mellem varer, der udelukkende bruges til virksomheden, og dem der ikke er. En bærbar computer, der bruges til børns skolearbejde, kan ikke klassificeres som en forretningsudgift. Hvis det bruges til forretning noget af tiden, kan du dog muligvis trække en del af visse udgifter.
Hvad findes på lister over forretningsudgifter
En virksomhed, der ikke er placeret i et hjem, kan muligvis trække en række forretningsudgifter. Store virksomheder kan have flere kvalificerede fradrag end små. En stor virksomheds forretningsudgiftsliste kan omfatte husleje, forsikring, udstyrsudlejning, bankgebyrer, lønbehandlingsgebyrer, medarbejderes sundhedsvæsen og fordele og juridiske gebyrer.
Små virksomheder kan muligvis også trække mange af disse omkostninger. Virksomheder, der ansætter sælgere, kan muligvis trække omkostninger til firmabiler, rejser, opholdsrum og uddannelse. Ifølge Ageras kan der også trækkes yderligere udgifter i forbindelse med vedligeholdelse, reparation og uniformer.
Listen over kvalificerede kontorudgifter til hjemmebaserede virksomheder er lidt anderledes. Der skal være et område i hjemmet, der udelukkende bruges til at drive virksomheden. Denne forretningsudgiftsliste kan omfatte en del af boligens ejendomsskat og pant i renter, en separat telefonlinje, der kun bruges til virksomheden, forsikring, et sikkerhedssystem, vedligeholdelse af hjemmet og vedligeholdelse og reparationer.
Fradrag for små kontorudgifter
For at kræve fradrag for kontoromkostninger skal virksomheden beholde specificerede kvitteringer. Når virksomheden arkiverer sine skatteformularer, trækker den kontorartikler fra overskuddet. Så et firma, der tjener et overskud på $ 100.000 og bruger $ 15.000 på kontorartikler, har et overskud på $ 85.000 til skatteformål, medmindre der er andre fradrag.
Generelle og administrative forretningsomkostninger fratrækkes normalt det samme år, som de betales. Der er en undtagelse for omkostninger, der er direkte forbundet med at starte en ny virksomhed; disse skal aktiveres over en periode på fem år.
Der er regler for, hvordan ting som underholdningsudgifter og klientgaver kan trækkes fra. For eksempel kan virksomhedsejere trække 50 procent af et klientmåltid, men dette er begrænset til kun én person; gruppemåltider og fester tæller ikke med. For klientgaver er 25 procent fradrag tilladt.
Fradrag for hjemmekontorets omkostninger
Det fysiske hjemmekontorområde kan fratrækkes på en af to måder: forenklet eller standard. IRS beskriver fradraget for den forenklede metode som "$ 5 per kvadratfod kontorlokaler op til 300 kvadratfod." Standardmetoden er mere kompliceret; det sporer faktiske udgifter og beregner et endeligt tal baseret på den procentdel af boligen, der bruges til virksomheden.
Andre fradrag for hjemmekontor regnes også som procentdele baseret på kontorlokaler eller kilometertal. Disse inkluderer transport, internettjeneste, telefonbrug og andre ting.
Måder at kategorisere udgifter på
Forretningsudgifter kan yderligere opdeles i tre kategorier: faste, variable og periodiske. Faste omkostninger forbliver de samme, men kan ændre sig lidt på et bestemt tidspunkt, f.eks. Et år. Et indlysende eksempel på dette er en månedlig husleje, der stiger efter 12 måneder.
Variable udgifter er ikke ensartede og kan tegne sig for en virksomheds største udgifter. Disse kan ses i lønudgifter, hjælpefakturaer, lageropkøb og lanceringer af nye produkter. Periodiske udgifter er uventede og kan være vanskelige at planlægge. At skulle gentage en stor, forkert ordre, udskifte et computersystem eller åbne et nyt kontor er alt sammen en del af dette.
Hvordan fungerer afskrivninger?
IRS tillader ejere af små virksomheder at afskrive de første $ 18.000, der er betalt for udstyr, der kun er købt til forretningsbrug i et givet år. Hvis en virksomhed normalt køber så meget udstyr hvert år, vil det muligvis med fordel drage fordel af den fulde skattelettelse.
Hvis det mere er en variabel eller periodisk pris, vil virksomhedsejeren muligvis drage fordel af afskrivninger. Dette er reduktionen i et aktivs værdi med tiden. Afskrivninger er fradragsberettigede for virksomhedsejere og er baseret på en IRS-formel. Det gør det muligt for den person, der arkiverer, at afskrive købsomkostningerne over tid at sprede dem.
Flere slags kontorudgifter kan klassificeres som anlægsaktiver i balancer og kan afskrives. Virksomheder bruger faste aktiver til at tjene langsigtet indkomst, og disse aktiver forbliver hos virksomheden i længere perioder. Eksempler inkluderer firmakøretøjer, møbler, computere og maskiner.
Nyttige ressourcer til skatteregistrering
IRS har en masse information på sit websted, der kan hjælpe virksomhedsejere med skatteforberedelse. IRS-publikation 535 om forretningsomkostninger har retningslinjer for emner, der inkluderer lejeudgifter, lønmodtagere, afskrivninger og udtømning.
Denne formular henviser også til Business Services Online, som er sponsoreret af Social Security Administration. Business Services Online tilbyder online arkiveringsmuligheder for revisorer, CPA'er og andre tilmeldte agenter, der behandler bestemte skatteformularer.