Procedurehåndbøger er nyttige værktøjer til en række forskellige beskæftigelsesindstillinger. Uanset om medarbejderne har brug for at vide, hvordan man betjener kopimaskinen, eller hvordan man gennemfører den nødvendige sundheds- og sikkerhedstræning, kan en procedurehåndbog give et overblik over trinnene. Mange arbejdsgivere designer kombinerede ”policy and procedure” -manualer, men det er vigtigt at anerkende forskellen: politikker afspejler regler, mens procedurer afspejler processer og hvordan man fuldfører dem. Ved at sammensætte en effektiv procedurehåndbog er det vigtigt at fokusere på selve proceduren og give de oplysninger, der vil være mere nyttige for medarbejderne til at udføre den.
Kvaliteter
En procedurehåndbog skal være let at læse og bruge. En procedurehåndbog, der kræver sin egen procedurehåndbog, bare for at læse den, bruger ikke nogen medarbejder meget. Derudover skal proceduremanualen være konsistent i alle elementer, inklusive stil, design og information. En procedurehåndbog er designet til at hjælpe andre med at udføre en bestemt opgave, så den skal skrives med læserne i tankerne. De beskrevne processer skal være klare og logiske, så alle læsere kan følge proceduren uden problemer.
Funktioner
Procedurehåndbøger vil variere i specifikke funktioner, baseret på den type information, der er detaljeret. For det meste er effektive proceduremanualer dog dem, der har klar og ensartet formatering, så læserne ved, hvordan de følger materialet. Afsnit skal begynde og slutte uden forvirring, og læsere skal ikke undre sig over, hvor et trin slutter, og et andet begynder. I beskrivelsen af trin skal forfattere bruge stærke handlingsverb for at sikre, at læserne ved nøjagtigt, hvad de skal gøre, og de bør tilbyde forklaringer og muligheder, hvor det er relevant. Alle ikoner, billeder eller grafer / diagrammer skal være åbenlyse at forstå og enkle at følge.
Skrivestil
Skrivestilen til en procedurehåndbog skal stole på et klart og kortfattet sprog. Alle proceduremæssige oplysninger skal være nøjagtige, og eventuelle akronymer bør afklares med en forklaring i parentes - for eksempel "Food and Drug Administration (FDA)." I procedurehåndbøger, der vil være i omløb i et stykke tid, skal du undgå at bruge specifikke oplysninger, der hurtigt kan blive forældede. Teknisk sprog og jargon, som de fleste ikke kender, bør undgås.
Design
Udformningen af procedurehåndbogen vil i høj grad afhænge af den type procedure, der er beskrevet, men nogle designanbefalinger gælder for alle procedurehåndbøger. En god proceduremanual bruger meget hvidt rum. Det vil sige, at manualen ikke er overbelastet med udskrivning, men snarere tilbyder masser af indrykning og afsnit, for at undgå at skræmme læseren af. Effektive procedurehåndbøger har også klare overskrifter og underoverskrifter samt andre relevante etiketter og skitserer for mange punkter.
Ansvar
De, der er ansvarlige for at skrive procedurehåndbøger, er også ansvarlige for at gennemgå dem med jævne mellemrum. Hvis materiale bliver irrelevant, skal det fjernes eller opdateres. Hvis oplysningerne ikke er effektive til at hjælpe medarbejderne, skal manualen revideres og forbedres. En procedurehåndbog er kun lige så nyttig som det arbejde, som læserne kan udføre, og hvis manualen ikke gør det, har forfatteren ansvaret for at ændre den.