Under et salg af varer eller tjenester indgår en køber og en sælger en aftale om at handle og gennemføre en finansiel transaktion. Aftalen kan være mundtlig eller skriftlig, og vilkårene for transaktionen registreres eller dokumenteres med en faktura og en kvittering. Fakturaer og kvitteringer er kildedokumenter til regnskab; en faktura kaldes også en regning. Fakturaer og kvitteringer bruges til bogføring til at registrere salgstransaktioner og til at tage højde for anmodninger og kvitteringer for betaling.
Fakturaer leveret af en sælger
En faktura er en regning eller en anmodning om betaling for et salg. Det viser varer eller tjenester, som sælgeren leverer til kunden, sammen med priser, kreditter, rabatter, skatter og det skyldige beløb. Det kan også omfatte kreditoplysninger, et fakturanummer, en sælgers navn og eventuelle særlige salgsprogrammer.
F.eks. Giver mange fakturaer køber 30 dage til at betale og tilbyder rabat for betaling inden for de første 10 dage efter fakturadatoen. En faktura inkluderer forretningskontaktoplysninger for sælgeren, herunder virksomhedsnavn, adresse, telefonnummer, faxnummer og webadresse. Det inkluderer også kontaktoplysninger for køberen og datoen for salgstransaktionen. Fakturaer bør ikke forveksles med indkøbsordrer, som er skriftlige anmodninger fra købere til sælgere, der godkender forsendelse eller levering af varer med betalingsaftale.
Kvitteringer for at bevise, at betalingen blev foretaget
En kvittering er dokumentation for, at betaling er foretaget for at afslutte et salg. Det tjener som bevis på ejerskab i de fleste tilfælde. Den viser varer eller tjenester, priser, kreditter, rabat, skatter, det samlede betalte beløb og betalingsmetode. Kvitteringer inkluderer generelt oplysninger om købere og sælgere i forskellige formater og i varierende grad.
F.eks. Har køb af salgssteder, såsom køb af gas til en bil på en tankstation, komplette sælgers kontaktoplysninger, men begrænsede købers oplysninger. En kvittering er købers bevis for betaling.
Udstedere og modtagere
Fakturaer og kvitteringer genereres af sælgere, forhandlere og leverandører og udstedes til købere, kunder eller kunder. Regnskabsafdelinger, salgspersonale og kundeservicemedarbejdere kan udstede fakturaer til kunderne. Læger- og tandlægerkontorer udsteder fakturaer til patienter for ydede tjenester. En tjener eller servitrice udsteder en faktura, kaldet en regning eller en check, til spisesteder i restauranter for den mad, de bestiller.
Modtagere af kvitteringer er normalt kunder, men kan være bogførere eller bogførere samt tredjeparter, der modtager kvitteringer som bevis for kundebetaling for økonomiske procedurer.
Anvendelse af fakturaer og kvitteringer
Fakturaer bruges til at anmode om betaling fra købere, holde styr på salg, hjælpe med at kontrollere lager og lette levering af varer og tjenester. Fakturaer bruges også til at spore forventede fremtidige indtægter og til at styre kundeforhold ved at tilbyde gunstige betalingsmuligheder, såsom forlængede betalingsperioder eller rabatter ved tidlig betaling eller kontant betaling.
Kvitteringer bruges af købere eller kunder til at bevise, at de har betalt for en vare, især i tilbagesendelsessituationer, hvor varer er defekte eller defekte.