Mødeprotokoller er ikke kun et snydeark af, hvad der blev sagt på sidste uges personalemøde. Protokoller kan være formelle juridiske dokumenter, der repræsenterer den officielle handling fra et selskabs bestyrelse eller en regeringsenheds ledelse. Fordi minutter er den officielle oversigt over forretnings- og regeringsaktiviteter, betaler det sig at udvikle dem effektivt. Hvis du håndskriver noter på papir, kan det hjælpe, hvis du har en fortrykt formular, så du kan placere passende oplysninger, hvor det går. Du kan også oprette en computerformular, hvis du medbringer din bærbare eller elektroniske notesbog til brug under mødet.
Header Information
Protokollen inkluderer en overskrift på dato og sted for mødet. Overskriften registrerer, hvem der var til stede, og hvem der havde et undskyldt fravær, og det identificerer typisk den person, der fungerede som mødets præsident og optagelsessekretær. Møder, der finder sted samtidigt flere steder - f.eks. Via videokonference - registrerer typisk fremmøde baseret på placering.
EKSEMPEL:
Protokol fra mødet i A-1 Company Board of Directors 4. maj 2017 Executive Board Room, hovedkvartersbygning Robert Johnson, formand & Kyle McGregor, indspilningssekretær Til stede: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark
Indledende materiale
Protokoller begynder typisk med det nøjagtige tidspunkt, hvor præsidenten kaldte mødet til orden. På de fleste møder inkluderer de første punkter på dagsordenen introduktioner, bemærkninger fra præsidenten og godkendelse af det foregående mødes referat. Fang de vigtigste punkter, der tilbydes under præsidentens bemærkninger. Hvis medlemmerne har tilbudt ændringer til det foregående mødes referat, skal du registrere ændringerne nøjagtigt.
EKSEMPEL:
Mr. Johnson indkaldte mødet kl. 14.46 Efter uformelle introduktioner meddelte Johnson, at hans kat for nylig fødte seks killinger. På forslag fra fru Hawthorne blev protokollen fra julimødet vedtaget med enstemmigt samtykke med den undtagelse, at ordet 'lastbil' i afsnit 15 er ramt og erstattet med ordet 'semitraktor'.
Samtykke dagsorden
Selvom hvert møde har en anden struktur, begynder formelle møder - især for regeringsgrupper - som regel med en "samtykke-dagsorden", som kun er en række rapporter og udsagn, der ikke kræver afstemning. Samtykkedagsordenen inkluderer ofte korrespondance, rapporter fra komiteer og andet informationsmateriale.
Optag de vigtigste punkter for hvert emne, der diskuteres under dagsordenen for samtykke, idet du identificerer emnet for samtalen og eventuelle større kommentarer, der tilbydes af medlemmerne under åben diskussion.
EKSEMPEL:
Fru Smith læste op i posten et brev fra XYZ Manufacturing Company dateret 4. november. Brevet rosede transportdivisionens professionalisme i at fremskynde en højt profileret produktlevering. Mr. Perez, på vegne af transportafdelingen, sagde, at XYZ gjorde et fremragende stykke arbejde med at levere detaljerede ruteinstruktioner.
Forretningsdagsorden
Forretningsdagsordenen er, hvor handlingen er - den del af mødet, hvor medlemmerne debatterer og stemmer om forskellige handlingspunkter. I formelle protokoller skal sekretæren transkribere den faktiske bevægelse, der bliver stemt om, og den faktiske afstemning, herunder hvem der stemte for og imod spørgsmålet. Typisk fanger sekretæren også et resumé af debatten, herunder de vigtigste punkter fra hvert medlem, der talte.
Teknisk set findes der ikke en stemme om at "undlade at stemme." At undlade at stemme betyder slet ikke at stemme. Folk, der ønsker at registrere, at de hverken er for eller imod en sag, skal i stedet stemme "til stede".
EKSEMPEL:
Johnson åbnede diskussionen om en faktura fra ABC Widgets til $ 21.434,87. Fru Hatoyama sagde, at fakturaen blev godkendt af finansudvalget i sidste uge. Hr. Michaels sagde, at han støtter det igangværende arbejde med ABC Widgets. Hatoyama flyttede til at godkende fakturaen fra ABC Widgets, Inc. til $ 21.434,87. Sandborn udsendte. Motion blev udført med 4-2, med Hatoyama, Sandborn, Michaels og Smith for og Perez og Clark imod.
Afsluttende materialer
De fleste minutter slutter typisk med det tidspunkt, hvor mødet udsættes. Protokoller underskrives af præsidenten og optagelsessekretæren, men hvis sekretæren er et stemmeberettiget medlem af gruppen, er sekretærens underskrift ofte ofte tilstrækkelig.
EKSEMPEL:
Johnson afbrød mødet kl. 19:14 Det næste møde er planlagt til 5. august kl. 15 i bestyrelseslokalet.
Underskrevet, Robert Johnson, formand Kyle McGregor, optagelsessekretær