Microsoft Excel kan tilbyde, hvad der ser ud til at være opgaver for en enlig bruger - at oprette regneark, designe fakturaer, køre beregninger. Men du kan finde Excel som en ideel måde at samarbejde med andre om projektplanlægning, holde styr på, hvor vigtige forretningsfunktioner er til enhver tid og lave planer for fremtiden. Excel kommer i gang ved at tilbyde en række skabeloner, som du kan tilpasse, så de passer til projektets behov, så du behøver ikke engang starte fra bunden. Se hvordan dine projekter formes med Microsoft Excel.
1
Start Microsoft Excel, klik på fanen "Filer" og vælg "Ny". Klik på knappen "Planlægning" på skærmen Tilgængelige skabeloner.
2
Dobbeltklik på enten mappen "Forretningsplaner" eller "Tidslinjer", og gennemgå de tilgængelige Excel-skabeloner. Vælg en, der passer bedst til din virksomhed, men husk, at du kan tilpasse teksten, placeringen af begivenheder og andre projektdele fuldstændigt. Når du dobbeltklikker på planlægningsskabelonen, åbnes den i Excel-regnearksvinduet.
3
Kontroller for eventuelle uønskede skabelonelementer, f.eks. Notatbokse, grafik eller dele af en tidslinje, du ikke har brug for til dit projekt. Klik på hver og tryk på "Slet" -tasten for at fjerne dem.
4
Klik ind i det første felt eller område på tidsplanen, og skriv den første del af projektet, eller hvor du er i øjeblikket i projektprocessen, f.eks. "Kickoff Meeting".
5
Gå til næste afsnit af tidsplanen, og skriv den næste milepæl eller opgave. Det er også her, du kan skrive medarbejderens navn, der er knyttet til den del af projektet og eventuelle noter, såsom “80 procent fuldført” eller “Kunden kaldes, 1/8/2012.”
6
Fortsæt med at udfylde projektets hovedpunkter til det forudsagte slutpunkt. Hvis det ønskes, skal du vise, at projektets punkter er komplette ved at klikke på cellen eller feltet på projektets tidslinje og derefter klikke på ikonet "Fyld farve" på fanen "Hjem" på fanen "Hjem". Ikonet, der ligner en tippelak, tilbyder firkanter i forskellige farver. Klik på en af firkanterne for at angive bestemte tidspunkter på din tidsplan, såsom grøn for afsluttede dele af projektet og rød for forsinkede eller sene projekter.
7
Se efter en pladsholdertitel på skabelonen. Fremhæv og erstat din egen tekst i disse celler, inklusive et dato- og projektledernavn, hvis det ønskes.
8
Klik på fanen "Filer" og vælg "Gem som." Det kan også være nyttigt at navngive filen med en dato, så du ved, at det er startpunktet for projektet. Klik på knappen "Gem". I hele projektets levetid kan du åbne filen igen og markere bestemte emner som komplette eller sene eller endda tilføje dele til projektet og derefter gemme filen med en ny dato. Dette giver dig et øjeblikkeligt, versioneret kig på projektet i alle dets faser.