For at få mest muligt ud af din virksomheds informationssystem skal du udnytte al dens kapacitet. Informationssystemer får deres betydning ved at behandle data fra virksomhedens input for at generere information, der er nyttig til styring af dine operationer. For at øge informationssystemets effektivitet kan du enten tilføje flere data for at gøre oplysningerne mere nøjagtige eller bruge oplysningerne på nye måder.
Forretningskommunikationssystemer
En del af ledelsen er at indsamle og distribuere information, og informationssystemer kan gøre denne proces mere effektiv ved at lade ledere kommunikere hurtigt. E-mail er hurtig og effektiv, men ledere kan bruge informationssystemer endnu mere effektivt ved at gemme dokumenter i mapper, som de deler med de ansatte, der har brug for informationen. Denne type kommunikation lader medarbejderne samarbejde på en systematisk måde.
Hver medarbejder kan kommunikere yderligere oplysninger ved at foretage ændringer, som systemet sporer. Manageren indsamler input og sender det ny reviderede dokument til sin målgruppe.
Forretningsdrift Management
Hvordan du styrer din virksomheds drift afhænger af de oplysninger, du har. Informationssystemer kan tilbyde mere komplette og nyere oplysninger, så du kan drive din virksomhed mere effektivt. Du kan bruge informationssystemer til at opnå en omkostningsfordel i forhold til konkurrenterne eller til at differentiere dig ved at tilbyde bedre kundeservice. Salgsdata giver dig indsigt i, hvad kunderne køber, og giver dig mulighed for at lagre eller producere varer, der sælger godt. Med vejledning fra informationssystemet kan du strømline dine operationer.
Virksomhedens beslutningstagning
Virksomhedsinformationssystemet kan hjælpe dig med at træffe bedre beslutninger ved at levere alle de oplysninger, du har brug for, og ved at modellere resultaterne af dine beslutninger. En beslutning indebærer at vælge en fremgangsmåde blandt flere alternativer og udføre de tilsvarende opgaver. Når du har nøjagtige, opdaterede oplysninger, kan du foretage valget med tillid.
Hvis mere end et valg ser tiltalende ud, kan du bruge informationssystemet til at køre forskellige scenarier. For hver mulighed kan systemet beregne nøgleindikatorer såsom salg, omkostninger og fortjeneste for at hjælpe dig med at bestemme, hvilket alternativ der giver det mest gavnlige resultat.
Virksomhedsregistrering
Din virksomhed har brug for optegnelser over sine aktiviteter til økonomiske og lovgivningsmæssige formål samt til at finde årsagerne til problemer og tage korrigerende handlinger. Informationssystemet gemmer dokumenter og revisionshistorikker, kommunikationsoptegnelser og operationelle data. Tricket med at udnytte denne optagefunktion er at organisere dataene og bruge systemet til at behandle og præsentere det som nyttige historiske oplysninger. Du kan bruge sådanne oplysninger til at udarbejde omkostningsestimater og prognoser og til at analysere, hvordan dine handlinger påvirkede de vigtigste virksomhedsindikatorer.