Små virksomheder lancerer ofte med et budget, der er meget lavt. Dette gør styring af omkostninger afgørende for virksomhedens langsigtede sundhed. En måde at reducere udgifterne på og tilskynde til ansvarlige udgifter er at udvikle en intern rekvisitionsproces for alle nye indkøb.
Købskravsformular
En form for indkøbsrekvisition er et internt dokument, som medarbejderne bruger til at anmode om køb af en bestemt vare. Medarbejderen beskriver produktet, og hvorfor det er nødvendigt. Denne formular sendes derefter til andre personer og afdelinger i virksomheden til gennemgang og godkendelse.
Rekvisitionsprocessen
Rekvisitionsprocessen er intern og varierer mellem virksomheder. En typisk indkøbsrekvisitionsproces kan dog fungere som denne:
- En medarbejder har brug for en ny bærbar computer og får en rekvisitionsformular. Hun beskriver den bærbare computer, hun ønsker, og forklarer om nødvendigt, hvorfor hun har brug for den. Derefter beder hun sin afdelingsleder om at underskrive rekvisitionsformularen.
- Når vejlederen har underskrevet formularen, kan den gå til it-afdelingen, så afdelingens specialister kan sikre, at computeren er kompatibel med virksomhedens systemer, og at den overholder datasikkerhedsstandarder.
- Efter it-godkendelse går rekvisitionen til indkøbsafdelingen. Afdelingspersonale henter computeren fra flere forhandlere og vælger at købe den fra den forhandler, der tilbyder den bedste pris. Indkøbsafdelingen udsteder en indkøbsordre til sælgeren.
Fordele ved en rekvisitionsproces
Der er flere fordele ved en rekvisitionsproces, selv for små virksomheder:
- Gennemsigtighed: Rekvisitionsprocessen kræver, at medarbejdere og deres vejledere retfærdiggør et køb. Den enkle proces til at nedskrive, hvorfor et bestemt produkt er nødvendigt, kan reducere unødvendige køb. Det kan også minimere overforbrug på dyre genstande, når et billigere produkt opfylder virksomhedens behov.
- Funktionalitet og kompatibilitet: Nogle produkter, især softwareelektronik, kan være uforenelige med virksomhedens nuværende udstyr og systemer. Ved at kræve, at lederne for andre relevante afdelinger tegner sig for et køb, reducerer eller eliminerer en virksomhed behovet for at returnere et produkt, når det opdages, at det bare ikke passer godt til virksomheden.
- Få det bedste tilbud: Indkøbsafdelinger eller en indkøbsmedarbejder kan udvikle relationer med leverandører og sikre foretrukne priser på mange produkter.
Andre overvejelser om rekvisitionsprocesser
Nogle virksomheder kræver ikke rekvisitionsformularer til alle indkøb. For eksempel kan en virksomhed beslutte, at køb af varer, der koster under $ 100, og som ikke er software, computere eller perifert udstyr, kan godkendes og bestilles direkte af en afdelingsleder. En rekvisitionsproces kan være overdreven for en meget lille virksomhed med kun en eller to ansatte. Når virksomheden vokser, er det dog altid en god idé at gennemgå indkøbsprocesser og implementere nye processer.