Næsten en fjerdedel af al post, der går gennem United States Postal Service (USPS), har en fejl i adressen, der kan gøre det vanskeligt at levere, forårsage forsinkelser og koste posthuset tid og penge, ifølge USPS.com PostalExplorer online værktøj. Brevforfattere misforstår ofte den rigtige rækkefølge af adresselinjerne, herunder USPS opmærksomhedslinje, hvor forretningsafdelingen skal skrives. Tip: Det er ikke i konvoluttens nederste venstre hjørne.
Placer adresser i korrekt position
I øverste venstre hjørne af konvolutten skal du skrive din returadresse: navn, din virksomheds navn, gadenavn eller postboks og by, stat og postnummer. Find nu konvoluttens midtpunkt og flyt et mellemrum til højre; det er her den første linje i modtagerens adresse går. Sørg for at skrive adressen parallelt med konvoluttens længste side. Adressens første linje kaldes navnet eller opmærksomhedslinjen. Hvis du sender det til en bestemt afdeling i stedet for en bestemt person, skal du placere afdelingen på første linje. Du kan skrive "Attention" eller dets forkortelse "ATTN", men det er ikke nødvendigt.
USPS automatiserede mail-læsemaskiner læser adresser fra bunden op, startende med by, stat og postnummer. Derefter ser maskinerne efter gadenavn eller postboksnummer, derefter firmaets navn og endelig dets endelige modtager, hvad enten det er en person eller afdeling. Når postfunktionærer plejede at sortere posten, betyder det ikke så meget, hvis du skrev "ATTN: M. Murdock" i nederste venstre hjørne, men det gør det i dag forvirrer maskinerne, eller de ser det ikke, fordi det er ude af deres scanningsområde.
Et eksempel på den korrekte standardadresse, der let kan læses af automatiserede maskiner, er:
- Navn eller afdeling: MARKEDSafDELING
- Virksomhedsnavn: HOMETOWN CONFECTIONS INC
- Gadeadresse: 6300 PARKER ST
- By, stat, postnummer: FREDERICK MD 21702
Skrivning til en person, afdeling eller begge dele
Hvis du vil tale til en person, skal du gøre det i stedet for afdelingen og tilføje personens titel, hvis du kender det. For eksempel: MS ANNA DREW MARKEDSDIREKTØR. Hvis det ikke passer på en linje, skal du flytte titlen til den anden linje. Tilføjelse af MARKEDSafDELING er overflødig i dette tilfælde, så lad det udelades. Hvis du ikke kender personens titel, kan du skrive MS ANNA DREW på linje 1 og MARKEDSFØRING på linje to, hvis virksomheden er stor nok til, at du ikke tror, at brevet kommer til adressaten uden at navngive afdelingen.
Brug alle hætter og slip tegnsætning
USPS automatiserede maskiner kan læse hurtigt og nemt, hvis du bruger ALLE CAPS og slet ingen tegnsætning. Som de fleste mennesker blev du sandsynligvis uddannet til at skrive en adresse som "By, stat, (to mellemrum) og derefter postnummer." Den korrekte måde til nøjagtig maskinlæsning er dog "By (et mellemrum, ingen komma) Postnummer (to mellemrum)." Brug den to bogstaver forkortelse, som USPS angiver for hver stat, som vist i din ordbog. Bemærk, at disse adskiller sig fra de traditionelle statlige forkortelser, der stadig bruges i avisartikler og formel skrivning. For eksempel:
- Skriv PA ikke Pa.
- Skriv RI ikke RI
- Skriv ND ikke N. Dak.
Følg yderligere regler for nøjagtig levering
USPS.com PostalExplorer giver yderligere retningslinjer for at sikre, at din e-mail kommer dit, hvor du vil have den:
- Venstre-retfærdiggør alle adresselinjer.
- Brug enkle skrifttyper og mindst 10-punkts type.
- Sørg for at medtage retninger som N, SE eller W. Den samme adresse kan være i både den nordlige og sydlige ende af gaden.
- Sørg for, at adressen vises korrekt gennem konvolutvinduer eller etiketter.
- Brug sort blæk på hvidt eller andet lyst papir. Brug aldrig omvendt udskrivning som hvidt på mørkt papir.
- Sæt nummer på suite eller lejlighed i en linje over gadenavnet, hvis det ikke alle passer på en linje.