Kommunikationsproblemer på arbejdspladsen kan have en negativ indvirkning på moral, produktivitet og tværdepartementale arbejdsforhold. Når de ikke er markeret, kan igangværende kommunikationsproblemer potentielt skære i fortjeneste, øge omsætningen og føre til fejl, der negativt påvirker virksomhedens offentlige image. At genkende og adressere almindelige problemer kan udjævne problemer, før de går ud af hånden. Hold øje med almindelige kommunikationsproblemer på arbejdspladsen, og løs dem hurtigt.
Manglende kommunikation fuldt ud
På en arbejdsplads, der domineres af hurtige svar via tekst og e-mail, kan detaljer gå tabt, overses eller misforstås. Det er ikke klart at svare "ja" på en række spørgsmål i en e-mail. Svaret “OK”, når du bliver spurgt, om du kan gennemse et dokument, behandler ikke spørgsmålet om, hvor dokumentet er, hvilken type gennemgang der anmodes om, eller hvornår redigeringer skal returneres.
Løsning: Foretag e-mail-anmodninger klare og detaljerede, og gør svarene komplette og omfattende. Inden du trykker på Send, skal du spørge dig selv:
- Besvarede jeg hvert spørgsmål fuldt ud?
- Vil modtageren have nogen udestående spørgsmål efter at have læst min e-mail?
Forudsat at nogen anden har bolden
Når du er en del af en gruppe-brainstorming-session, en gruppe-e-mail eller et gruppeprojekt, er der altid potentialet til at antage, at en anden har en opgave, der er dækket. Når alle antager, at en anden håndterer ting, falder bolden uundgåeligt, hvilket fører til fingerpegning, skyld og savnede deadlines.
Løsning: I enhver gruppedynamik skal der være en punktperson til at indstille og afklare roller ved afslutningen af diskussionen eller debatten. En gruppe-e-mail, der præciserer, hvem der gør hvad, og hvornår strømline gruppeinitiativer.
Manglende selvredigering
Selvredigering er en god forretningsteknik at lære i både skriftlige og mundtlige former. Manglende overvejelse af, hvad du skal skrive eller sige, kan føre til en sammenbrud i kommunikationen, enten fordi du ikke fuldt ud formulerer dine tanker, eller fordi du reagerer uden at tænke, hvilket fører til sårede følelser og misforståelser.
Løsning: Før du trykker på Send, skal du kontrollere indhold, stavning, grammatik og gyldighed. Kontroller derefter din tone for at sikre, at modtageren ikke kan misforstå dine ord. Når du taler i et opvarmet miljø, skal du vælge dine ord omhyggeligt og køre dem gennem dit mentale filter mindst en gang, før du siger dem højt.
At være uforberedt
Hvis du er forsinket til et møde eller nærmer dig en deadline, og du er uforberedt, kan du blive fristet til at vinge det. Når du er uforberedt, kan der opstå fejl, misforståelser og endda forkert omdirigering af et projekt eller en opgave.
Løsning : Vær organiseret og forberedt. Hvis du ikke er det, er det bedre at indrømme, at du har brug for mere tid end at kaste en idé mod væggen og håbe, at den sidder fast.
Brug af forkert kommunikationsværktøj
Der er tidspunkter, hvor en e-mail er passende, og andre tidspunkter, hvor et telefonopkald eller et personligt møde er mere passende. Misbedømmelse af situationen og valg af det forkerte værktøj kan føre til en sammenbrud i kommunikationen og skabe forvirring, misforståelse og sårede følelser.
Løsning: Hvis du udveksler ufølsomme oplysninger hver dag, er e-mail fint. Hvis du prøver at løse en klæbrig situation, der er udbredt med misinformation, giver et telefonopkald eller Skype-session mulighed for en mere effektiv frem og tilbage-udveksling. Hvis du leverer dårlige nyheder eller har en seriøs eller omstridt debat, er en personlig tilgang det bedste valg. Det giver dig mulighed for at læse kropssprog, måle temperament og skabe personlig kontakt.
At sige for meget
Nogle gange overdeler vi, når vi taler, før vi tænker. Andre gange sladrer vi og udveksler upassende oplysninger. Undertiden resulterer slurv i overdeling eller frigivelse af personlige eller følsomme oplysninger - tænk på et scenarie, hvor du ved et uheld rammer "svar til alle" eller "videresend" i en e-mail-samtale, hvor du og en kollega taler nedsættende om en kunde.
Løsning: Understreg behovet for fortrolighed på arbejdspladsen, hold følsomme møder bag lukkede døre, afstå fra at lægge meget fortrolige eller følsomme oplysninger i e-mail og stop sladder i dens spor.
Strømlinjeformet og effektiv kommunikation starter ovenfra og ned. Hvis du ikke allerede har en kommunikationspolitik for bedste praksis, skal du oprette en og bruge den til orientering og personaletræning. Overvej også, at nogle gange kan et problem, der ser ud til at være resultatet af dårlig kommunikation, være ineffektiv forretningspraksis, dårlig organisering eller mangelfuld tidsstyringsevne. Før du bebrejder kommunikationsproblemer, skal du vurdere de andre årsager til en sammenbrud i effektive operationer.