Det kan være svært at finde en virksomhed af enhver størrelse fra 2020, som ikke stoler på computere til at fremstille, markedsføre og sælge sine produkter eller tjenester. Mens computere gør det hurtigere og lettere at drive forretning, kan deres brug af en arbejdsstyrke også udgøre en række væsentlige ulemper. At forstå ulemperne ved computerbrug på arbejdspladsen kan hjælpe dig med at tage skridt til at minimere dem og beskytte din virksomhed.
Stærk afhængighed af data
Mange virksomheder er så stærke afhængige af computere, at et strømtab eller systemnedbrud kan vise sig ødelæggende. Værdifulde filer kan gå tabt, undertiden permanent, hvilket kan have langsigtede konsekvenser, hvis filerne ikke blev sikkerhedskopieret med papir eller andre metoder, såsom automatisk natlig sikkerhedskopiering uden for stedet eller sikkerhedskopier i skyen.
En kundeserviceorienteret virksomhed, der afhænger af at kunne levere hurtige og pålidelige svar på kundeforespørgsler, kan også finde sig i en alvorlig ulempe, hvis den mister computeradgang.
Personlig brug af computere
Computere kan skabe distraktioner, især hvis medarbejderne får fuld internetadgang. I stedet for at arbejde kan medarbejdere blive fristet til at bruge tid uden mål at surfe på nettet, sende på sociale medier, kontrollere sportsresultater, sende videoer til venner, spille spil eller deltage i chat med samtaler. Ifølge Wisconsin School of Business bruger arbejdstagere alt fra tre timer om ugen til 2,5 timer om dagen ved hjælp af internettet af personlige årsager, mens de er på arbejde.
Virksomheder skal muligvis gå til den ekstra omkostning ved køb og installation af filtreringssoftware for at begrænse medarbejdernes browsingadgang og oprette en sort liste over websteder, som dine medarbejdere ikke har tilladelse til at besøge. Din virksomhed skal arbejde din juridiske rådgiver for at skabe politikker, der begrænser brugen af dine computere til forretningsaktiviteter.
Farerne ved hacking
Et andet problem med arbejdspladscomputersystemer er, at mange små virksomheder gemmer følsomme kundeoplysninger, såsom kreditkortnumre, personnumre, bankkontooplysninger og adresser. Hvis en hacker med succes bryder ind i en virksomheds computersystem, kan han bruge oplysningerne til at dræne bankkonti eller køre gebyrer på kreditkort.
I bedste fald kan dette skabe et PR-mareridt for virksomheden. I værste fald kan det gøre virksomheden modtagelig for sagsanlæg, især hvis den ikke har gennemført effektive sikkerhedsforanstaltninger, forklarer forretningsforsikringsselskabet Hiscox USA.
Sørg for, at du har den nyeste anti-virus- og hackingsoftware på alle dine computere. Sæt strenge regler for medarbejdere med hensyn til download af genstande til deres computere for at forhindre dem i at hente vira sendt via falske e-mails ved et uheld.
Krænkelse af privatliv
Mange virksomheder indfører en politik til overvågning af medarbejdernes computerbrug for at forhindre mod upassende eller endda ulovlig aktivitet. I nogle tilfælde er medarbejderne forpligtet til at underskrive en frigivelse, der anerkender deres undervurdering af virksomhedens overvågningspolitik.
Medarbejdere kan se på dette som en krænkelse af deres privatliv og pege på det som et eksempel på at blive set af "Big Brother." Det kan også skabe et etisk dilemma, der sætter medarbejderens ret til privatliv mod arbejdsgiverens ret til at beskytte sig selv.
En måde at blødgøre medarbejdercomputerbrugeranmeldelser på er at give medarbejderne et anonymt nummer, som it-medarbejdere ser, når de tjekker internetbrug. Hvis de ser medarbejder nr. 22B surfe på internettet til personlig brug flere timer hver dag, rapporterer IT-afdelingen medarbejder nr. 22B til ledelsen, der læser rapporten og derefter bestemmer, om de vil afmaske medarbejderen for disciplin.