Hver virksomhed har en måde, hvorpå den fungerer og gør ting. Virksomheder og virksomhedsledere uden klare forretningspolitikker har ofte underordnede, der træffer beslutninger, der ikke stemmer overens med, hvad ledelse virkelig ønsker at se. Tydelige, koncise og skriftlige forretningspolitiske planer hjælper enhver virksomhed med at bevare ensartethed i driften og aflaste lederskabet fra behovet til mikromanagement. Når forretningspolitikker oprettes og bruges, er der en standardisering af, hvordan virksomheden leverer produkter eller tjenester til forbrugerne.
Hvad er der i en forretningspolitik?
En forretningspolitik er et sæt regler defineret af ejeren eller ledelsen af virksomheden. Nogle politikker er defineret af regler, såsom føderale love om privatlivets fred, mens andre er designet af virksomhedsledelse for at sikre, at tingene udføres efter visse standarder. Forretningspolitikker findes generelt i driftshåndbogen eller i medarbejderhåndbogen. Selvom forskellige virksomheder kan have forskellige politikker, har enhver forretningspolitik de samme syv funktioner. En forretningspolitik skal være specifik, klar, ensartet, passende, enkel, inkluderende og stabil.
- Specifik : Hvis en politik ikke er specifik, bliver implementeringen inkonsekvent og upålidelig. For eksempel "Medarbejdere kan ikke parkere på gæsteparkeringspladsen."
- Klar : En forretningspolitik har ingen tvetydighed. Det er skrevet på let forståeligt sprog. F.eks. "Umiddelbar frigivelse af beskæftigelse er resultatet af, at virksomhedschauffører har to point på deres kørerekord."
- Ensartet : Politikken skal være en standard, som alle kan følge fra topledelsen til fabriksarbejderne. For eksempel "Enhver, der kommer ind på byggepladsen, skal altid have en beskyttende hat, sko og briller."
- Passende : Forretningspolitikker skal være relevante for organisatoriske mål og behov. For eksempel undersøges "anklager om diskrimination og seksuel chikane med disciplinære handlinger, der er gældende baseret på undersøgelsesresultater."
- Simpelt : Politik skal forstås af alt, hvad det gælder inden for virksomheden. For eksempel "Rygning forbudt inden for 100 fod fra svejseoperationer udpeget af de malede gule gulvlinjer."
- Inkluderende : En forretningspolitik er ikke noget, der er relevant for en lille gruppe i virksomheden, den skal dække det brede omfang og omfatte alle. For eksempel "Forretningsdragt er altid påkrævet på kontoret eller møde med klienter."
- Stabil : Dette refererer til implementering. Hvis en hændelse opstår, skal politikken være stabil, så der ikke er ubeslutsomhed omkring at følge den. For eksempel "Mobiltelefoner er ikke tilladt i konferencelokalet."
En forretningspolitik kan være fleksibel med hensyn til at ændre parametre i forretningen, branchen eller markedet. Brug af disse funktioner som en guide til oprettelse af enhver forretningspolitik hjælper virksomhedsledere med at opretholde en kongruent struktur i virksomheden. At være smidig i erhvervslivet og tilpasse sig feedback fra en medarbejder, forbruger og marked er, hvad der holder store virksomheder succesrige.
Betydningen af forretningspolitiske planer
Forretningspolitikker er vigtige og påvirker alt fra juridiske forpligtelser til medarbejdertilfredshed og et positivt offentligt image. Politikker sørger for, at alle er på samme side, når det kommer til forventninger til bestemte ting. En virksomhed kan have politikker, der er relevante for forskellige aspekter af virksomheden. Der kan være sikkerhedspolitikker, politikker for ansættelse af menneskelige ressourcer og politikker mod forskelsbehandling. Der kan også være politikker, der vedrører medarbejderes påklædningskode, frokostplaner, fritid og helligdage. Andre politikker er relevante for kundeoplevelsen, herunder hilsen til kunder, telefonopkaldshåndtering og produktleveringsspecifikationer.
Alle disse politikker skaber et positivt arbejdsmiljø. Medarbejdere, der føler sig trygge på arbejdspladsen mod skade eller diskrimination, er lykkeligere og mere produktive. Dette er et vigtigt aspekt af produktivitet, som enhver virksomhedsejer skal overveje. Når medarbejdere har specifikke direktiver om påklædningskode, planlægning og anmodning om fritid, udjævner det marken og beskytter medarbejdere mod favorisering. Det sætter tonen i kontordynamikken og grundlaget for teamwork. Simpelthen at organisere tidsplaner kræver at arbejde som et team eller i det mindste at overveje andre i teamet.
Når det kommer til politikker om drift og kundeoplevelse, er dette bydende nødvendigt for ensartet drift og for at kunne foretage fejlfinding af potentielle problemer. Hvis politikken er at følge op efter et produkt er leveret, og det ikke sker, kan ledere målrette det segment af processen til højere afkast.
Etablering af en virksomhedskultur
Når politikker er tydeligt fastlagt i en skriftlig plan, sættes forventningerne. Dette begynder at etablere en virksomhedskultur af hvad man skal gøre, hvad man ikke skal gøre og hvordan man handler. Medarbejdere, der får forventninger i et klart skitseret format, er bedre i stand til at udføre disse opgaver og har en tendens til at afvige mindre ofte fra "scriptet" end medarbejdere, der er ansat i virksomheder, der ikke har klart skrevet politikker.
Selvfølgelig betyder politikker intet, hvis ledelsen ikke vil gennemføre politikkerne. Nogle politikker, såsom sikkerhed og diskrimination, har juridiske konsekvenser og påvirker direkte produktivitet og kundetilfredshed. Hvis en leder ikke vil kræve, at medarbejderne overholder politikken for en seks måneders gennemgang efter køb, kan virksomheden miste forretning, og lederen vil finde det sværere at starte håndhævelsespolitikken.
For eksempel har Google en virksomhedskultur, der er meget medarbejderdrevet, hvilket betyder, at forældre kan justere tidsplaner omkring børnepasningstider; hundeejere kan bringe Fido på arbejde, og medarbejdere har lov til at bruge en del af deres tid på personlige projekter, de gerne vil udvikle, ikke kun på det projekt, der blev tildelt. Dette er en masse fleksibilitet, der er skitseret med meget klare parametre fra virksomheden, så medarbejderne ved, hvor grænserne er. Som et resultat er Google et sted, hvor folk kan lide at arbejde, og denne politik har resulteret i, at Google er blevet verdensledende inden for teknologi.
Uddannelse i medarbejdernes forretningspolitik
Virksomhedsledere skal træne medarbejdere i forretningspolitik. Hver medarbejder skal modtage en medarbejderhåndbog, der beskriver alle politikker i et centralt dokument. Opdateringer skal formidles skriftligt som ændringer til håndbogen. Hvis håndbogen bliver forældet, bør den revideres, så de nyligt implementerede ændringer integreres i medarbejderhåndbogen.
Arbejdsgivere bør også holde håndbogen tilgængelig via skyen eller online portaler, så medarbejderne har adgang til den, hvis der er et spørgsmål. Derudover er der ingen undskyldning for nogen medarbejder at sige, at de ikke vidste, ved at have det online.
Men dette er ikke nok. Arbejdsgivere bør afholde træningssessioner for at gennemgå de vigtigste politikker. Mange virksomheder holder inklusionstræning og hjælper medarbejderne til bedre at forstå, hvilken type sprog eller handlinger der kan opfattes som chikane eller diskrimination. Antag ikke, at medarbejderne ved rigtigt fra forkert. Træn dem til at forstå det. Dette hjælper med at holde virksomheden og medarbejderen ude af juridiske problemer.
Det samme gælder, når det kommer til operationer. Hvis du har brug for medarbejdere til at følge et bestemt script på telefonen, skal du gennemgå det sammen med dem og rollespil. Dette gælder også for personlige interaktioner. Gennemgå ikke kun salgsprocesser. Tag dig tid til at gennemgå potentielle kundeserviceproblemer, så medarbejderne er bedre uddannede til at løse potentielle problemer i løbet af dagen. Jo mere en medarbejder kan håndtere kundeproblemer, desto mindre omdirigeres kommandokæden til ledelse. Det frigør forretningsledere til at fokusere på vækst- og udviklingsstrategier.
Overtrædelser af forretningspolitikken
Det er vigtigt at være i overensstemmelse med enhver forretningspolitik. Selv noget så simpelt som "enhver off-site arbejdstager vil have trøjen gemt i" kræver ledelse. Som allerede diskuteret kan du ikke vælge, hvornår du skal implementere en politik. Dette skaber forvirring og fjendtlighed blandt medarbejdere, der ikke ved, hvilken version af chefen der kommer ind på en given dag.
Hvis en forretningspolitik implementeres og styres konsekvent, skal du holde medarbejderne ansvarlige for overtrædelser. Der skal være en proces eller protokol, som ledelsen kan følge, der er passende for handlingen. Dette hjælper dig med at dokumentere, hvad der foregår med medarbejderne og afgøre, om nogen medarbejder skal frigives.
For eksempel, hvis politikken er, at alle mænd bærer slips og at alle kvinder bærer strømpebukser, kan processen for overtrædelse være en mundtlig advarsel efterfulgt af en opskrivning i medarbejderens fil. Gentagne overtrædelser vil resultere i en yderligere disciplinærsag som prøveløsladelse eller endda suspension. På den anden side, hvis politikken er, at en hard hat altid skal bæres på stedet, bliver en overtrædelse et sikkerhedsproblem og kræver øjeblikkelig handling, herunder at blive skrevet op og fjernet fra stedet.
Politikker, der drejer sig om legaliteter såsom chikane og diskrimination, skal kræve involvering af juridiske eksperter, retshåndhævelse, hvis det er nødvendigt, og udførelse af en undersøgelse for at fastslå sandheden. Enkeltpersoner kan blive adskilt, og jobopgaver kan justeres i afventning af efterforskningen, men fyring er sjældent passende før en undersøgelses afslutning.
Betydningen af din forretningspolitik
De politikker og metoder til implementering, du vælger som en forretningsleder at vedtage, vil direkte påvirke, hvordan dine medarbejdere klarer sig. Nogle forretningsledere ønsker ikke at have alt i et stift format, mens andre gerne implementerer specifikke processer på hvert trin i virksomhedens operationelle proces. Dette er en virksomhedsejers beslutning.
Husk, at nogle politikker og procedurer er designet til at forhindre juridiske problemer, mens andre er designet til at opbygge et virksomheds image, erfaring og kultur. En forretningsleder skal være opmærksom på, hvordan politikker påvirker hans team. Hvis en påklædningskode bliver et problem for flertallet af medarbejderne, kan en ny politik som en afslappet fredagspolitik ændre kontorets dynamik i en positiv retning. Hvis der ikke findes nogen mobiltelefonpolitik, men medarbejderne bruger timer på personlige opkald, tekster og sociale medier, bør en ny politik med uddannelse implementeres og styres for at forbedre produktiviteten. Ledere bør regelmæssigt evaluere virksomhedens politikker og deres effektivitet i forhold til virksomhedens succes.
Opbygning af forretningspolitikker
Etablering af politikker starter generelt med, at en virksomhedsejer eller hans oprindelige lederteam skriver en medarbejderhåndbog og forretningsplan med mission og vision. Holdet skal overveje, hvad der er standardpolitikker, der er reguleret af føderale og statslige regler. Nogle regulerede politikker omfatter privatlivspolitikker, regler mod diskrimination, overarbejde og feriepenge og endda sundhedsprogrammer.
De fleste virksomheder finder, at disse regulerede regler er ens blandt mange virksomheder, selvom nogle virksomheder besluttede at gå ud over de krævede politikker. Så er der operationer og kulturpolitikker. Disse inkluderer det image, som ledere ønsker, at virksomheden skal have, og den interne virksomhedskultur, de arbejder for at etablere. Alt fra påklædningskode til rygning på arbejdspladsen kan defineres af en forretningspolitik.
Når de vigtigste politikker er oprettet, skal virksomhedsledere holde øje med, hvordan medarbejdere og kunder reagerer på politikkerne. Hvis en politik har en negativ indvirkning på virksomhedens samlede produktivitet, skal der søges feedback og overvejelser justeres. Hver virksomhedsleder skal have dette som sin egen politik for succes. Virksomheder er flydende enheder, der altid ændrer sig. At være for stiv kan resultere i negativ præstation og negative resultater. Fejlfinding af produktionsproblemer starter undertiden med fejlfinding af forretningspolitikker.