Når en virksomhed kræver visse færdigheder eller udstyr, men ikke kan opfylde dette behov internt, kan der udstedes en anmodning om forslag. RFP's hjælper virksomheder med at kommunikere med hinanden og fremme sund konkurrence. Afhængigt af antallet af bud, som en virksomhed ønsker at modtage, kan en RFP sendes til nogle få virksomheder eller kan være åben for offentligheden for enhver virksomhed at afgive et bud.
Anmodning om forslag
Virksomheder og offentlige agenturer udsteder anmodninger om forslag, når de har brug for tjenester eller udstyr fra andre virksomheder. RFP'er, der offentliggøres i fagtidsskrifter, aviser eller i online-databaser, kan også sendes direkte til virksomheder, konsulenter eller nonprofitorganisationer, der anses for at være i stand til at yde specifikke tjenester eller udstyr, der er anført baseret på et tidligere samarbejdsforhold eller omdømme inden for en branche.
RFP-komponenter
En anmodning om forslag bør tydeligt skitsere den nødvendige service eller det nødvendige udstyr, såsom afslutning af et projekt eller opfyldelse af et bestemt antal materialer eller udstyrsstykker. RFP bør omfatte projektets omfang, leverancer, budget og alle milepæle og deadlines. Hvis der anmodes om materialer eller udstyr, skal RFP ud over det samlede antal stykker give et budget og leveringsdato. RFP bør også indeholde en frist for indgivelse af forslag og en anmodning om materialer såsom genoptagelser, budgetoverslag eller liste over gældende færdigheder og ekspertise. Medtag forretningskontaktoplysninger, hvis bydende har yderligere spørgsmål.
Budproces
Budprocessen starter, når RFP frigives til offentlig visning. Virksomheder og entreprenører, der er interesseret i at opfylde RFP, skal indsende alle ønskede oplysninger inden fristen. Efter fristens udløb gennemgår forslagene en gennemgangsproces for at finde den kandidat, der er bedst egnet til projektet. Virksomheden kontakter den vindende byder for at starte arbejdet med projektet.
Budlister
Virksomheder kan oprette budlister, der inkluderer uafhængige entreprenører og andre virksomheder med de færdigheder eller brancheerfaring, der er nødvendige for at arbejde på virksomhedsprojekter. Virksomheder kan acceptere anmodninger om at deltage i budlister fra andre virksomheder eller enkeltpersoner, eller virksomheden kan invitere andre til at deltage. For at opretholde en håndterbar liste skal virksomheder og entreprenører muligvis tilslutte sig listen hvert par år ved at sende en ny anmodning eller muligvis opdatere deres virksomhedsprofil for at retfærdiggøre et sted på listen.
Svar på en RFP
Når du svarer på en RFP, skal du sørge for at besvare alle spørgsmål og levere materiale, der er anmodet om, såsom CV, referencer, kundebedømmelser, liste over specifikke færdigheder og erfaring, antal ansatte og andre ting for at sikre, at du er kvalificeret til anmeldelse af bud. For eksempel, hvis RFP inkluderer en maksimal sidegrænse, skal du holde dig inden for denne grænse. Sørg også for at overholde alle RFP-deadlines, da de fleste virksomheder ikke accepterer et bud, der er afgivet efter forfaldsdatoen. Forbered dit forslag på en professionel måde, og brug det sprog, der passer til den branche, hvor du arbejder.